Les experts du gouvernement du Canada ont déterminé que certains retards dans le filtrage de sécurité ont été causés par des erreurs commises par les candidats dans les formulaires d’autorisation, ce qui a entraîné des problèmes de traitement et le besoin de soumettre de nouveau les formulaires. Les utilisateurs ont déclaré qu’ils trouvaient les formulaires déroutants et qu’ils étaient susceptibles de commettre des erreurs pendant la recherche. Comme les responsables de la sécurité n’acceptaient qu’une copie originale avec signature et qu’il fallait utiliser des méthodes de livraison sûres, les candidats devaient souvent envoyer la copie papier par la poste au bureau de la sécurité. On peut imaginer comment le processus pourrait ralentir si l’erreur n’était décelée qu’au moment où le courrier arrivait au ministère, et que le candidat devait remplir et soumettre (par la poste) un nouveau formulaire. Dans certains cas, les formulaires sont passés des candidats aux gestionnaires, en passant par les RH et la sécurité, pour ensuite suivre la chaîne de transmission à l’envers lorsqu’une erreur est détectée.
Bien que l’équipe du Nuage de talents n’ait pas de mandat pour la modernisation des autorisations de sécurité, celle-ci a travaillé avec l’équipe responsable de la Politique sur la sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor pour concevoir un prototype de formulaire numérique d’autorisation de sécurité de niveau fiabilité. Le prototype était uniquement frontal, ce qui signifie qu’il n’était relié à aucune base de données en arrière-plan pour une utilisation réelle.
En collaboration, le prototype a été mis à l’essai pour déterminer si le formulaire numérique aiderait les candidats à fournir les bons renseignements et si le code vérifierait correctement les erreurs en temps réel avant la soumission. Le prototype du formulaire numérique d’autorisation de sécurité de niveau fiabilité a démontré qu’un formulaire interactif pouvait aider les utilisateurs à fournir les bons renseignements. Les utilisateurs ont également commenté la facilité de l’interface par rapport au formulaire papier, ce qui les a aidés à parcourir les exigences et à fournir de l’information dans le format approprié.
Le filtrage de sécurité est une mesure de sécurité importante pour le gouvernement du Canada. L’équipe du Nuage de talents est reconnaissante de l’occasion de collaborer avec l’équipe responsable de la Politique sur la sécurité pour créer et mettre à l’essai le prototype du formulaire numérique d’autorisation de sécurité de niveau fiabilité. Le prototype a été transféré à l’autorité responsable pour examen.
