Durant nos recherches auprès des utilisateurs, le processus d’autorisation de sécurité était l’une des raisons les plus souvent mentionnées pour expliquer les retards dans le processus de dotation. Même si nous avions prévu que la plupart de ces retards se seraient produits pour la cote de sécurité de niveau secret compte tenu des étapes supplémentaires à franchir, la même chose a également été signalée pour la cote de fiabilité.
Nous avons tenté de mieux comprendre le processus d’autorisation de sécurité de niveau fiabilité en examinant la recherche effectuée dans le cadre d’Objectif 2020, ainsi que par les réunions avec divers intervenants. L’équipe responsable de la Politique sur la sécurité du Conseil du Trésor du Canada nous a aidés à définir le processus d’autorisation type. Nous avons également interrogé les dirigeants principaux de la sécurité de quelques-uns de nos ministères partenaires. Cette recherche a révélé que, à l’instar d’autres étapes du processus de dotation, le processus d’autorisation de sécurité varie beaucoup d’un ministère à l’autre. Ces entrevues nous ont finalement menés à une réunion avec l’équipe de la Gendarmerie royale du Canada, qui était responsable de l’une des vérifications du processus d’autorisation de sécurité de niveau fiabilité.
À la suite de ces réunions et entrevues, nous avons appris qu’en raison de la nature du processus d’autorisation de sécurité, une équipe externe comme le Nuage de talents n’aurait pas eu beaucoup d’influence sur la réduction des délais.
Bien que le Nuage de talents n’ait pas eu beaucoup d’influence en ce qui concerne les délais liés à l’autorisation de sécurité, nous pouvions quand même aider à clarifier l’information de façon conviviale. L’un des retards relevés par les experts dans l’examen du processus concernait des candidats ayant vécu à l’extérieur du Canada pendant un certain temps. Ces candidats devaient demander et soumettre des vérifications des politiques des pays mentionnés, ce qui pouvait prendre quelques semaines à quelques mois. Étant donné que la plupart des candidats n’étaient pas au courant de cette obligation jusqu’à ce qu’ils aient été retenus comme candidats finaux, le Nuage de talents a formulé l’hypothèse que, dans ces cas, il y avait au moins une certaine possibilité d’accélérer le processus.
Voici donc l’hypothèse que nous avons retenue :
Si les candidats qui ont vécu à l’extérieur du Canada sont informés à l’avance de l’obligation de demander une vérification du casier judiciaire à l’étranger, ils amorceront le processus plus tôt et auront les documents en main lorsqu’ils seront informés de la décision de sélection.
Des renseignements sur le processus d’autorisation de sécurité ont été fournis à tous les candidats éventuels par l’entremise de la page Foire aux questions (FAQ) du site Web, et plus tard sur une page de remerciement après la présentation d’une demande. Il a été conseillé aux candidats éventuels de remplir les formulaires de sécurité à l’avance, mais de ne pas les soumettre avant qu’ils soient invités à le faire. Ils ont également été invités à demander une vérification du casier judiciaire à l’étranger s’ils avaient vécu à l’extérieur du Canada pendant une certaine période.
Nous avons ensuite surveillé les visites à la page FAQ pour estimer la fréquence à laquelle cette information était utilisée.
FAQ : Une page visait à fournir d’avance aux candidats éventuels des renseignements importants, notamment des renseignements sur le processus d’autorisation de sécurité. Les candidats éventuels ont été invités à passer en revue l’information en utilisant le titre « Comment accélérer les choses après avoir fait une demande ».
Page de remerciement : Pour que cette information soit plus évidente pour les candidats, des suggestions sur les prochaines étapes, qui comprenaient une demande de vérification du casier judiciaire à l’étranger à l’avance, ont été ajoutées à la page de remerciement qui a paru après la présentation de la demande.
La page FAQ a enregistré plus de 20 000 consultations en mars 2021 depuis que nous avons commencé à suivre les statistiques il y a trois ans. Bien que nous n’ayons pas pu mesurer directement la façon dont l’information sur la page FAQ aurait pu influencer les comportements, nos entrevues avec les personnes qui ont été embauchées par l’entremise du Nuage de talents ont indiqué qu’elles ont trouvé l’information utile. Certaines d’entre elles ont consulté la page à plusieurs reprises au cours du processus de dotation, et ont même revu la page après leur embauche.
Nous avons également entendu un gestionnaire dire que, parce que la personne qui a posé sa candidature a suivi les conseils qu’il a vus sur la page de remerciement, cette personne a immédiatement demandé une vérification du casier judiciaire à l’étranger après avoir présenté sa demande. Par conséquent, le gestionnaire a estimé que le processus de dotation avait été raccourci de deux semaines à un mois.
Malgré l’influence minimale du Nuage de talents sur le processus d’autorisation de sécurité, la communication d’information aux candidats à l’avance leur a permis d’être préparés et a aidé à réduire le temps de dotation dans certains cas. La communication des exigences en termes simples a également aidé les candidats qui étaient nouveaux au gouvernement à mieux comprendre le processus. Nous avons même reçu des demandes de conseillers en RH de nos ministères partenaires pour communiquer l’information à leurs candidats.
