En discutant avec des employés qui bénéficient d’un statut prioritaire, bon nombre d’entre eux ont déclaré qu’ils sont considérés comme un obstacle par les gestionnaires dans le cadre des processus de dotation, et les gestionnaires ont tendance à ne pas tenir compte du talent et des compétences qu’ils ont à offrir. Avoir à continuellement soumettre leur candidature devient également un fardeau. En général, la participation aux processus de dotation en tant que personne qui bénéficie d’un statut prioritaire est une expérience qui est difficile sur le plan émotif.
Les gestionnaires ont également indiqué que le processus de présélection prioritaire « prend beaucoup de temps » et ralentit le processus de dotation : une affirmation que nous souhaitons étudier. Selon les ateliers avec les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines (RH), nous avons constaté que le processus d’approbation des priorités est habituellement amorcé avant que l’occasion d’emploi ne soit annoncée. Comme on a conseillé aux gestionnaires d’attendre au moins cinq jours ouvrables au cas où une personne qui bénéficie d’un statut prioritaire se présente, le processus donne habituellement lieu à un ou deux semaines d’attente avant que le gestionnaire puisse constater des progrès dans le processus de dotation. À mesure que l’approbation des priorités expire au bout de six mois, les processus de dotation qui ont duré plus longtemps nécessitent une nouvelle approbation avant que la lettre d’offre puisse être émise. Ces facteurs ont contribué à ce que les gestionnaires perçoivent le processus de priorité comme un obstacle à l’embauche du candidat qu’ils ont choisi.
Grâce à la merveilleuse aide des experts de la Commission de la fonction publique, nous avons établi un processus typique d’approbation des priorités pour déterminer les domaines propices à l’expérimentation. Nous avons également obtenu l’autorisation de demander l’approbation des priorités au nom de nos ministères partenaires afin de l’intégrer au processus du Nuage de talents.
L’essai consiste à tenter de soumettre la demande de priorité en même temps que l’annonce de l’occasion d’emploi, de sorte que le processus de dotation n’exige aucun temps supplémentaire. Selon cette approche, lorsqu’une personne qui bénéficie d’un statut prioritaire exprime son intérêt pour une occasion d’emploi, on lui demande de postuler par l’entremise de la plateforme du Nuage de talents au lieu de partager son curriculum vitae et sa lettre de présentation directement avec le gestionnaire. Leurs compétences sont ensuite affichées de la même façon que les autres candidats, et les gestionnaires sont informés que leurs demandes doivent être évaluées d’abord.
Le Nuage de talents surveille ensuite l’incidence de ces changements sur le temps requis pour la dotation et sur les données qualitatives des personnes qui ont obtenu une approbation des priorités concernant l’aspect expérimental de ces changements.
Les personnes qui bénéficient d’un statut prioritaire ont été inscrites dans la base de données de la Commission de la fonction publique, qui est accessible par l’entremise d’un système distinct du Nuage de talents. La Commission de la fonction publique n’offrait pas d’interfaces de programmation d’applications pour connecter le système au Nuage de talents, de sorte que le personnel du Nuage de talents devait saisir manuellement les données à partir du site de la Commission de la fonction publique. (Bien que cela nous ait permis de mettre à l’essai le modèle global à une plus grande échelle, une certaine automatisation entre les systèmes est nécessaire par souci d’efficacité et d’effort.)
Étiqueter les personnes qui bénéficient d’un statut de priorité : Lorsqu’une personne qui bénéficie d’un statut de priorité s’inscrit à la plateforme du Nuage de talents, nous repérons la demande sur le Nuage de talents et utilisons notre portail d’administration de plateforme pour étiqueter la demande comme prioritaire.
Trier automatiquement les candidats par priorité : Lorsque les gestionnaires examinent les candidats, ceux qui sont étiquetés comme prioritaires apparaissent automatiquement en haut de la liste. On a rappelé aux gestionnaires de l’obligation législative d’évaluer ces candidats avant tout autre.
Faciliter la tâche des conseillers en RH : Tous les numéros d’approbation des priorités sont compris à titre d’information sur le portail des conseillers en RH du Nuage de talents, ce qui a permis une vérification rapide de la conformité aux politiques avant que les conseillers en RH n’aient terminé la paperasse définitive du processus d’embauche.
La Commission de la fonction publique nous a informés, au cours de notre exercice de schématisation initial, que seule une fraction des personnes qui bénéficient d’un statut prioritaire sont intéressées par des postes de durée déterminée. Nos résultats concordent avec cette observation. Étant donné que toutes les occasions d’emploi annoncées sur le Nuage de talents sont des postes de durée déterminée, seules quelques personnes qui bénéficient d’un statut prioritaire ont exprimé un intérêt par rapport à ces occasions.
Les candidatures de ces personnes sur le portail du Nuage de talents ont été évaluées par les gestionnaires avant tous les autres candidats. Les gestionnaires ont été impressionnés par les compétences de ces personnes et n’ont manifesté aucun sentiment négatif quant à l’exigence d’évaluer ces personnes d’abord.
Étant donné que le processus d’approbation des priorités s’est produit en même temps que l’annonce du poste, le processus de dotation n’a pas pris plus de temps. Tous les renseignements sur les approbations sont facilement accessibles, ce qui facilite l’accès des gestionnaires et des conseillers en RH aux exigences relatives à cette partie du processus de dotation.
Aucun candidat bénéficiant d’un droit de priorité n’a manifesté son intérêt pour un processus ultérieur à l’étape de la demande initiale, mais s’il y avait eu une manifestation d’intérêt à un stade ultérieur, le Nuage de talents aurait été en mesure d’intégrer les renseignements du candidat dans le processus pour qu’il soit pris en compte par le gestionnaire. Cette personne aurait alors été évaluée immédiatement.
L’exigence d’utiliser un système distinct et de saisir manuellement des données a limité la portée de l’expérience. Ce faisant, nos petits travaux expérimentaux laissent entendre que des interventions peuvent être mises en œuvre pour créer une expérience plus holistique pour les personnes qui bénéficient d’un statut prioritaire et réduire la durée du processus de dotation.
