Les longs processus de dotation peuvent avoir plusieurs conséquences négatives sur les résultats des processus d’embauche. Notamment, ces longs processus peuvent nuire à la capacité de l’organisation d’attirer des talents à haut rendement et accroître la possibilité que les processus soient annulés en raison de changements dans les priorités ministérielles. Ils peuvent aussi accroître la période durant laquelle certains postes demeurent vacants au sein d’une organisation, au détriment de son rendement.
Au moment du lancement du Nuage de talents, la durée médiane des processus de dotation visant des postes annoncés à l’externe au gouvernement du Canada était de 197 jours. Cette période correspond au temps écoulé entre la clôture de l’avis d’offre d’emploi sur le site Web Emplois GC et la première occurrence de l’employé dans le système de paye. Il convient de prendre note que ce nombre est issu de données agrégées sur la dotation visant des postes dotés pour une période déterminée ou indéterminée. (Le Nuage de talents n’affiche que les postes à doter pour une période déterminée, mais les processus administratifs de dotation sont les mêmes que pour les postes à doter pour une période indéterminée.) La durée du processus de dotation ne comprend pas le temps de préparation consacré au processus par les gestionnaires et les conseillers en RH, comme la rédaction de l’avis d’offre d’emploi et l’obtention des approbations du processus de dotation.
L’équipe du Nuage de talents a conclu que la réduction de la durée du processus de dotation, s’il est possible d’y parvenir, aurait des répercussions positives sur la capacité du gouvernement d’attirer des talents à haut rendement, et serait un atout pour les gestionnaires qui doivent pourvoir des postes vacants. Mais de combien de temps faudrait-il réduire la durée du processus de dotation? Comme nous n’avions pas de données claires quant à l’objectif que nous voulions atteindre, nous nous sommes donné pour objectif d’accélérer le plus possible le processus de dotation. Même s’il advenait que nous ne parvenions pas au délai le plus court possible, nous avions bon espoir de réduire la durée du processus dans un certain degré.
L’équipe du Nuage de talents s’est ainsi fixé l’objectif extrêmement ambitieux de réduire à 30 jours la durée du processus de dotation, soit de la clôture de l’avis d’offre d’emploi à la sélection du candidat (cela exclut le temps requis pour l’obtention de l’autorisation de sécurité ou l’évaluation linguistique). Soulignons que la durée du processus de dotation exclut également le temps que les gestionnaires et les conseillers en RH consacrent à la publication d’un avis d’offre d’emploi, l’objectif étant de réduire la durée du processus à quelques semaines tout au plus (le délai le plus court possible étant de deux jours).
Il n’y avait rien de sorcier dans l’établissement de cet objectif de 30 jours; c’était simplement un chiffre rond qui semblait correspondre à la durée des processus de dotation au sein des industries du secteur privé. Du point de vue d’un candidat, une attente d’un mois avant de recevoir une offre verbale, à laquelle s’ajoute le temps requis pour l’obtention de l’autorisation de sécurité, semblait concurrentielle et raisonnable.
Dès le départ, nous avons établi 20 domaines d’intervention qui, selon nous, pourraient réduire le nombre moyen de jours nécessaires pour doter un poste. Ces interventions se déclinaient en trois grandes catégories :
Ces interventions sont décrites plus en détail dans les prochaines pages.
La « durée moyenne du processus de dotation du Nuage de talents (en jours) » représente le nombre de jours s’étant écoulés entre la clôture de l’avis d’offre d’emploi sur notre plateforme et la présentation d’une offre verbale au candidat retenu par le gestionnaire, délai qui tenait compte de la majorité des interventions de la plateforme du Nuage de talents visant à réduire la durée du processus de dotation. À la suite de la présentation de l’offre verbale, le « temps moyen requis pour le filtrage de sécurité et l’évaluation linguistique (en jours) » représente le temps requis pour l’obtention de l’autorisation de sécurité, l’évaluation linguistique et la finalisation du dossier des RH, sur lequel le Nuage de talents a peu ou pas d’influence.
Bien que le temps requis pour l’obtention de l’autorisation de sécurité soit demeuré relativement stable tout au long du projet-pilote, la durée moyenne du processus de dotation (sous l’influence de la plateforme) a été réduite de plus de 85 jours. Les plus récents processus de dotation sur la plateforme ont duré environ 40 jours (de la clôture de l’avis d’offre d’emploi à la sélection du candidat). Il s’agit d’une réduction importante, une tendance que nous avons commencé à observer pour certains emplois à l’été 2019, et qui a continué de prendre de l’ampleur dans les processus plus récents.
Il convient également de souligner que, dans les deux processus les plus récents, la présélection initiale des candidatures a été effectuée à mesure de leur réception, chose qui n’était pas faite auparavant. (Dans tous les processus précédents, la présélection commençait après la clôture de l’avis d’offre d’emploi.) Cela signifie non seulement que le processus de dotation prend moins de temps, mais aussi qu’il peut maintenant commencer plus tôt, ce qui pourrait nous permettre de réduire la durée du processus d’une à trois semaines de plus.
Lorsque nous avons examiné la façon dont nous sommes parvenus à réduire la durée du processus de dotation, nous avons fait une autre constatation intéressante. En effet, un examen plus approfondi des données révèle clairement qu’il ne suffit pas de constater que la durée moyenne du processus de dotation du Nuage de talents a diminué pour s’établir à environ 40 jours au cours de la dernière année.
En fait, lorsque nous examinons de près les huit derniers emplois annoncés sur la plateforme, nous voyons deux tendances se dessiner. Ces tendances sont directement corrélées avec les observations des essais en direct du Nuage de talents, qui montrent que les processus pour lesquels les pratiques recommandées ont été suivies et les outils sur le site ont été utilisés (comme prévu) suivent une trajectoire plus rapide. Essentiellement, l’équipe du Nuage de talents a été en mesure de réduire à quelques semaines le temps requis par un gestionnaire pour présenter une offre verbale à un candidat dans le cadre d’un processus concurrentiel annoncé à l’externe. Il s’agit d’un bond en avant remarquable qui place le gouvernement du Canada en bonne position pour attirer et maintenir en poste des candidats à haut rendement.
« Bien que la pandémie de la COVID‑19 ait réduit le volume d’emplois annoncés sur la plateforme du Nuage de talents, nos processus d’embauche les plus rapides ont été menés en 2020, ce qui démontre que la durée du processus de dotation du Nuage de talents a continué de diminuer malgré les difficultés survenues durant la dernière année. Le lancement de nouvelles fonctionnalités et de nouvelles connaissances en matière de recherche a permis de continuer d’aider les gestionnaires à accélérer leurs processus et à attirer des personnes talentueuses très performantes, recrutées par l’entremise de concours annoncés à l’externe. »
Une autre mesure utilisée pour évaluer la rapidité du processus d’embauche est le temps écoulé entre l’entrevue et la présentation de la lettre d’offre. Dans une étude réalisée en 2017 par Glassdoor (en anglais seulement), le Canada s’est classé au 4e rang sur 25 pays, avec un temps moyen de 20,1 jours, soit 2,6 de moins que la moyenne internationale. Il convient de souligner que les données variaient selon le secteur. Ainsi, le rapport a aussi révélé qu’à l’échelle internationale, le gouvernement était le secteur où le temps écoulé entre l’entrevue et la présentation de la lettre d’offre était le plus long, lequel se situait souvent entre un et deux mois.
Soulignons que le gouvernement du Canada doit livrer concurrence à d’autres secteurs au pays à la recherche de talents à haut rendement. Selon l’étude comparative sur le recrutement de 2019 de Jobvite (en anglais seulement), la durée moyenne du processus de dotation était de 42 jours dans le secteur de la technologie de l’information (celui qui présente le chevauchement le plus élevé avec les postes annoncés dans le Nuage de talents). C’est bien en deçà de la durée moyenne du processus de dotation du gouvernement du Canada. Ce délai concorde avec le nombre de jours requis pour la présentation d’une offre verbale dans les processus menés au moyen de la plateforme du Nuage de talents, mais cette offre est conditionnelle à l’obtention de l’autorisation de sécurité et à la réussite de l’évaluation linguistique, qui prennent ensuite un à deux mois de plus. Ainsi, le gouvernement du Canada devra probablement réduire de façon constante la durée du processus de dotation conformément aux délais atteints dans l’expérience du Nuage de talents, en plus de gagner du temps à l’étape du processus d’autorisation de sécurité s’il veut vraiment rivaliser avec l’industrie lorsqu’il s’agit de recruter les meilleurs talents numériques et technologiques.
