Dès que les gestionnaires commencent à examiner les demandes transmises par rapport à leur offre d’emploi, ils commencent à prendre des décisions sur les candidats qui sont qualifiés et ceux qui ne le sont pas. Les gestionnaires sont tenus de consigner ces décisions afin que leur conseiller en RH puisse les consulter, en ce qu’elles font partie du dossier officiel des RH, afin d’assurer la transparence et la reddition de comptes dans les concours gouvernementaux.
L’outil de consignation des décisions vise à fournir aux gestionnaires un processus étape par étape pour examiner les demandes d’emploi et consigner les décisions prises sur la plateforme, en temps réel, à mesure qu’ils avancent dans le processus de dotation. L’outil organise et présente l’information fournie par le candidat, ainsi que les décisions d’évaluation prises par les gestionnaires aux étapes de l’évaluation. Le flux logique et les options de normalisation sont conçus pour faciliter un processus décisionnel rapide, responsable et cohérent. En raison des différents systèmes de RH utilisés par divers conseillers en RH, l’outil est également conçu pour produire un dossier exportable.
À l’avenir, l’objectif est de rendre cet outil interexploitable avec l’outil de planification d’évaluation, l’outil d’élaboration du guide de notation et le système de suivi des candidats. Cela nécessiterait également la mise en œuvre des ajustements prévus à ces autres outils afin de promouvoir une expérience utilisateur harmonieuse et de tirer le meilleur avantage de la fonctionnalité automatisée des données préchargées dans l’ensemble de la plateforme.
L’outil de consignation des décisions en est à la phase de conception avancée de notre cycle de produits, après de multiples cycles d’itération et de simulation de processus. Cependant, sans environnement de serveur Protégé B, nous ne pouvons pas afficher les dossiers d’évaluation sur la plateforme en raison du niveau de renseignements personnels qu’ils contiennent. En raison de cette restriction, l’outil n’a pas encore été diffusé.
Des prototypes de haute-fidélité ont été produits, avec l’aide de plusieurs dizaines de gestionnaires et de conseillers en RH dans le cadre d’ateliers et grâce à l’observation des dernières étapes de RH requises pour les processus de travail en direct dans plus d’une douzaine de ministères. Les prototypes mis au point ont ensuite fait l’objet d’essais qualitatifs auprès d’une douzaine de conseillers et de gestionnaires en RH, mais l’outil n’a pas été envoyé à l’équipe de conception en vue d’un codage.
Il demeure difficile pour les gestionnaires de saisir un compte rendu de décisions (décisions et justification) qui répond aux exigences d’un compte rendu des RH transparent et responsable. Essentiellement, les gestionnaires doivent tenir compte de leur réflexion lorsqu’ils examinent chaque candidat pour chaque critère de sélection au cours de chaque méthode d’évaluation appliquée. Cela a également une incidence importante sur la durée du processus de dotation, car une partie du travail de consignation et d’établissement de rapports de ces décisions s’effectue souvent rétroactivement à la fin du processus. Cela peut facilement ajouter des semaines au processus d’embauche alors que les gestionnaires et les conseillers en RH multiplient les démarches afin de veiller à ce que tout soit en ordre.
La façon dont les conseillers en RH exigent que les décisions de sélection soient présentées découle d’années de pratique et de précédents juridiques, mais ce qui est clair pour les RH ne vient pas toujours à l’esprit des gestionnaires. Les gestionnaires gagneraient beaucoup de temps et d’efforts si la plateforme pouvait recueillir et présenter ces renseignements d’une façon simple et déclarée conforme aux exigences en matière de politique par les conseillers en RH.
