L’élaboration de documents d’évaluation a été régulièrement mentionnée par les gestionnaires comme l’une des étapes les plus difficiles du processus de dotation au cours de nos recherches auprès des utilisateurs. Bon nombre d’entre eux ont signalé avoir tardé à effectuer cette étape parce qu’ils se sentaient débordés par les problèmes d’horaire et ne savaient pas trop comment élaborer le matériel. Cela a considérablement augmenté la durée globale du processus de dotation.
L’outil de planification de l’évaluation du Nuage de talents est conçu pour faciliter la discussion entre les gestionnaires et les conseillers en RH au début du processus de dotation (avant qu’un avis d’offre d’emploi soit finalisé). Il comprend deux composantes :
Il est à noter qu’aucune des composantes de l’outil de planification de l’évaluation n’est conçue pour promouvoir une méthode d’évaluation particulière pour une compétence particulière ou pour fournir des tests associés à la méthode d’évaluation. C’est uniquement à des fins de planification. (L’équipe a examiné des façons de relier l’outil à des références universitaires, en faisant des suggestions aux gestionnaires sur des méthodes d’évaluation appuyées par la littérature pour chaque compétence, combinées à des données sur la façon dont les gestionnaires précédents du GC avaient testé chaque compétence dans le Nuage de talents, mais nous n’avions pas les ressources pour effectuer le travail.)
L’outil de planification de l’évaluation est actuellement en version bêta pour les gestionnaires et les conseillers en RH.
La première composante (plan de base) a reçu des commentaires positifs et a été bien utilisée, et elle est maintenant prête à être mise à niveau avec un calendrier de planification, des modèles de courriel pour les étapes clés et un soutien supplémentaire pour les gestionnaires.
La deuxième composante (concepteur de guides de cotation) a donné des résultats mitigés dans les tests en direct. Elle a fait ressortir plusieurs défis sous-jacents auxquels les gestionnaires sont confrontés lorsqu’ils élaborent des évaluations, ainsi que le degré élevé d’écart dans les conseils fournis par les conseillers en RH dans différents ministères. Certains gestionnaires ont trouvé le modèle très utile, d’autres l’ont trouvé déroutant. Dans de nombreux ministères, cette composante de l’outil était utilisée presque exclusivement par les conseillers en RH (qui l’utilisaient plus facilement que les gestionnaires). Pour remédier à ces écarts, améliorer la convivialité et relier la méthodologie des guides de cotation aux justifications finales de l’évaluation requises pour chaque demandeur (compte rendu de décisions), notre équipe travaille à un nouveau concept pour la composante des guides de cotation. Elle a fait l’objet de plusieurs cycles de remaniement d’ateliers et est prête pour une série de tests en direct à l’aide d’outils hors plateforme. (Voir aussi « Un outil pour le compte rendu de décisions » dans cette section du rapport.) Bien que l’élaboration soit compliquée, nous croyons que la création d’un cadre logique simple que tous les gestionnaires peuvent utiliser accélérera considérablement le temps de dotation à l’étape de l’évaluation de la dotation et aux premières étapes de la planification (avant l’avis d’offre d’emploi).
À titre de pratique exemplaire des RH et pour éviter les retards pendant que les candidats attendent d’être contactés, certains ministères exigent que tous les documents d’évaluation soient remplis avant que l’avis d’offre d’emploi puisse être publié. Cela raccourcit le temps d’attente des candidats aux étapes des tests et de l’entrevue, mais exige plus de travail initial de la part des gestionnaires. Après avoir observé les interactions entre les gestionnaires et les conseillers en RH au sujet de l’élaboration des documents d’évaluation, le Nuage de talents a constaté que les processus de dotation fonctionnent mieux s’il y a au moins un plan d’évaluation en place lorsque l’avis d’offre d’emploi est finalisé, même si les documents d’évaluation eux-mêmes sont en place (tests et guides de cotation) sont toujours en cours d’élaboration au moment où l’avis d’offre d’emploi est lancé. (Bien que nous soyons d’accord avec les conseillers en RH à ce sujet, il est préférable que tout soit prêt avant l’avis d’une offre d’emploi.)
L’outil de planification de l’évaluation a été utilisé par certains gestionnaires et conseillers en RH pour faciliter les discussions pendant que l’avis d’offre d’emploi était encore en cours de finalisation. À la suite de ces discussions, certains gestionnaires ont ajouté des questions de présélection au processus de demande d’emploi. Dans d’autres cas, les gestionnaires ont été invités à avoir des discussions plus approfondies avec leurs conseillers en RH sur les compétences absolument nécessaires et s’il y avait des chevauchements. Ils ont ensuite révisé les compétences dans l’avis d’offre d’emploi pour s’assurer qu’ils pouvaient évaluer les candidats d’une façon gérable.
En ce qui concerne le concepteur de guides de cotation, certains ont utilisé l’outil pour finaliser leur matériel d’évaluation pendant que l’offre d’emploi était ouverte aux candidatures. Dans ces cas, les gestionnaires ont pu commencer à évaluer les demandes dès qu’elles étaient disponibles.
Toutefois, dans l’ensemble, le guide de cotation, au moment de sa mise en œuvre initiale, n’a pas été largement adopté, et la plupart des gestionnaires ont plutôt choisi d’utiliser les outils ministériels normalisés pour élaborer des guides de cotation pour leurs évaluations.
Dans l’ensemble, bien que cet outil ait été l’un de nos produits les plus fortement débattus et révisés, nous avons finalement constaté que son inclusion était certainement utile aux gestionnaires pour réduire la durée du processus de dotation, surtout lorsqu’il s’agit de passer assez rapidement à l’étape de l’évaluation pour garder les meilleurs candidats intéressés et engagés.
L’outil d’élaboration du plan d’évaluation a été utile pour faciliter les discussions entre les gestionnaires et les conseillers en RH. Il a également aidé les gestionnaires à adopter une vision plus globale du processus de dotation pendant qu’ils étaient en train de finaliser l’avis d’offre d’emploi. Cela a amélioré la qualité et la cohésion à toutes les étapes de la dotation, ainsi que la durée globale du processus de dotation.
L’un des défis que les gestionnaires ont dû relever lors de l’élaboration du guide de cotation a été d’articuler les critères de réussite pour chaque compétence et de faire la distinction entre les divers niveaux. Bien que le Nuage de talents ne fournisse pas de conseils sur l’évaluation, notre équipe travaille à l’élaboration d’un cadre logique qui vise à aider les gestionnaires à en tenir compte de façon uniforme. À l’aide de ce cadre, notre équipe a élaboré des indicateurs de comportement génériques pour certaines des compétences les plus couramment demandées comme validation de principe. Avec plus de temps et de capacité, nous croyons que des indicateurs de comportement peuvent être élaborés pour une plus grande variété de compétences et être préremplis dans le concepteur de guides de cotation, ce qui peut aider à accélérer la discussion entre les gestionnaires et les conseillers en RH. Ces indicateurs de comportement devraient être élaborés avec l’appui et la validation des communautés de pratique pour les divers groupes de classification.
Pendant les discussions sur la planification de l’évaluation, les gestionnaires demandaient régulièrement des exemples de questions et des documents d’évaluation existants, auxquels les conseillers en RH répondaient différemment dans les divers ministères. Certains gestionnaires ont également suggéré d’établir un inventaire pangouvernemental des documents d’évaluation élaborés par les gestionnaires du gouvernement du Canada que les équipes de différents ministères peuvent consulter. La constitution d’une bibliothèque de documents d’évaluation recueillis auprès des partenaires du GC dépassait malheureusement la capacité du Nuage de talents à ses niveaux de ressources actuels. Mais le concept d’une bibliothèque d’apprentissage en évaluation pour les gestionnaires représente une occasion de discussion plus vaste dans l’ensemble de la fonction publique.
Notamment, les gestionnaires et les conseillers en RH (qui ont réclamé ce poste en particulier) peuvent créer du contenu et modifier toutes les parties du plan d’évaluation à partir de leurs portails respectifs. L’activité est suivie, et les gestionnaires et les conseillers en RH peuvent ajouter des questions et des commentaires l’un pour l’autre.
