Rapport sur les résultats de Nuage de talents

Objectif de l’outil

Dans le Nuage de talents, notre outil de création d’offres d’emploi fait plus que générer un document que nous pouvons publier. Le processus même de création d’offres d’emploi est utilisé pour aider les gestionnaires à regrouper leurs réflexions sur un poste. Une fois rédigée, l’offre est un outil important pour amorcer une conversation avec les RH.

Les gestionnaires nous ont fait part des défis que pose la rédaction d’une offre d’emploi qui traduit bien leurs besoins en un document qui attire également les candidats et qui répond aux nombreuses exigences des RH du gouvernement canadien. Avec l’outil de création d’offres d’emploi, nous tentons de faire en sorte que ce processus soit assez facile à suivre pour tous, tout en veillant à ce que les conseillers en RH n’assument pas une grande partie de la charge de travail liée à la rédaction du contenu.

Cet outil combine nos recherches sur l’optimisation du jumelage talent-équipe et sur la réduction du temps nécessaire pour doter un poste, ce qui aide les gestionnaires à créer des offres d’emploi optimisées qui permettront d’accélérer les processus et d’obtenir de bons résultats d’embauche, sans même que les gestionnaires aient à effectuer une recherche en coulisse.

État actuel

L’outil de création d’offres d’emploi est actuellement à la disposition des gestionnaires pour utilisation et des conseillers en RH pour examen. Il a été utilisé dans le cadre de douzaines de processus d’emploi depuis son lancement, et continue d’être mis à niveau à mesure que de nouvelles constatations sont faites.

Résultats

Les gestionnaires qui utilisent l’outil de création d’offres d’emploi sont en mesure de préparer des offres d’emploi dans un délai d’un ou deux jours (une à deux heures de rédaction active). Ces ébauches sont généralement approuvées par leur conseiller en RH et requièrent très peu de changements (bien que tout échange sur les modifications rédactionnelles puisse prendre du temps). Au cours de nos premiers ateliers, les gestionnaires ont indiqué que ce processus faisait normalement l’objet d’échanges qui duraient des semaines, voire des mois, alors il s’agit d’une grande amélioration.

L’outil a également permis de sensibiliser les gestionnaires aux pratiques exemplaires et de les inciter à les appliquer (au moyen d’encouragements et d’une architecture des choix) afin d’obtenir de meilleurs résultats en matière d’embauche et d’accélérer les processus de dotation. Des mesures ont notamment été prises pour optimiser le volume de demandes (comme le nombre de critères de sélection), les détails sur la culture d’équipe, les exigences opérationnelles et l’environnement de travail.

Les candidats se sont généralement dits très satisfaits des offres d’emploi générées par notre outil et ont souligné que les sections portant sur l’environnement de travail et sur la culture d’équipe étaient particulièrement utiles.

Perspectives

Les premières versions de l’outil de création d’offres d’emploi ont bien fonctionné sur certains plans, mais elles ont aussi échoué de plusieurs façons inattendues.

L’un des premiers problèmes constatés en 2018-2019 était lié aux sections sur la description de la culture d’équipe et de l’environnement de travail. Certains gestionnaires ne savaient pas par où commencer et trouvaient qu’un champ de texte vide était intimidant. Cette situation a entraîné des atermoiements et certains ont dit à leurs conseillers en RH que cela exigeait trop de travail. Pour résoudre ce problème, des outils ont été intégrés au Nuage de talents qui permettent de générer automatiquement du texte par défaut, en fonction d’une liste de vérification, que les gestionnaires pouvaient ensuite modifier, ce qui leur a grandement facilité la tâche. Les gestionnaires consacrent beaucoup de temps à la révision dans le cadre de leurs fonctions habituelles, alors nous avons remanié le processus pour tirer parti de ce point fort. Ce remaniement comportemental a résolu le problème et a permis de mieux comprendre les comportements axés sur l’atermoiement de la part des gestionnaires et les mesures à prendre avec le Nuage de talents.

Un autre défi que nous avons observé en 2018-2019 était que les gestionnaires avaient tendance à ajouter de leur propre chef trop d’exigences essentielles à une offre d’emploi. Au cours d’une année, un travailleur utilise plusieurs compétences différentes, ce qui fait que les gestionnaires étaient enclins à en énumérer autant qu’ils pouvaient dans une offre d’emploi. Pour aider les gestionnaires à respecter le nombre optimal de critères de sélection — un nombre qui attirerait le bon nombre de candidats et qui serait traité rapidement —, des encouragements ont été intégrés dans l’outil du Nuage de talents pour aider les gestionnaires à prendre conscience des répercussions négatives d’un trop grand nombre (ou d’un trop petit nombre) de ces critères.

Principales composantes de l’outil

Saisie des données de base

• Menus déroulants pour aider les gestionnaires à confirmer rapidement les détails du poste, comme la classification, le niveau, les exigences linguistiques et la cote de sécurité.
• Choix multiples concernant les assouplissements liés au travail, notamment : le travail à distance, le télétravail, les horaires flexibles, les voyages, les heures supplémentaires (ainsi que des encouragements pour promouvoir les pratiques exemplaires).
• Texte par défaut sur les exigences relatives aux études et les équivalences acceptées, mais ces exigences peuvent être resserrées par les gestionnaires au besoin (avec un texte rédigé pour promouvoir l’inclusion et la diversité en clarifiant la valeur et l’acceptation des équivalences scolaires).

Environnement de travail et culture

• Liste de cases à cocher pour décrire les commodités, l’accès à la technologie et l’environnement physique.
• Questions à choix multiples sur la culture de travail pour générer automatiquement un énoncé qui peut ensuite être modifié par le gestionnaire.
• Le choix de l’environnement de travail oriente également les suggestions de compétences à l’intention des gestionnaires au moment de définir les critères et les atouts essentiels liés au poste, ce qui aide à assurer l’adéquation des compétences générales du candidat avec celles de l’équipe.

Énoncé des répercussions

• Aide les gestionnaires à rédiger un énoncé des répercussions solide et concis qui plaira aux candidats.
• Il comporte trois sections : les répercussions sur le service, les répercussions sur l’équipe et les répercussions du candidat en emploi.
• Le mandat du Ministère est généré automatiquement, en fonction de l’établissement du profil par le gestionnaire.

Tâches principales

• Elles sont conçues pour aider les gestionnaires à suivre un enchaînement logique qui commence par l’énoncé des répercussions. Afin de générer des retombées concrètes en fonction de cet énoncé, on demande aux gestionnaires de dresser une liste des tâches particulières que la personne embauchée accomplira.
• Les tâches principales consistent en des zones de texte, mais leur nombre est limité à 6, ce qui s’est avéré le nombre optimal lors des essais auprès des utilisateurs (ateliers et essais en direct). Ce choix a été fait pour établir un équilibre. D’une part, nous voulions aider les gestionnaires à fournir les renseignements clés que les candidats voulaient voir; d’autre part, nous ne voulions pas que les candidats se sentent dépassés en consultant une longue liste de tâches (ce qui a entraîné des comportements négatifs quant aux pratiques de microgestion au cours des premiers essais auprès des utilisateurs).
• Les gestionnaires peuvent rédiger autant de tâches principales qu’ils le veulent. Ils peuvent ensuite les déplacer vers le haut et le bas de la liste, en hiérarchisant et en classant les six tâches les plus importantes à l’aide d’un système de tri. Les gestionnaires peuvent ainsi conserver du contenu à l’état d’ébauche, au cas où les conseillers en RH recommanderaient différentes tâches principales.

Compétences (critères essentiels et constituant un atout)

• Cette fonction s’inscrit dans le cheminement logique en commençant par les répercussions, suivies des tâches et des compétences requises pour exécuter ces tâches (et, en fin de compte, générer des retombées concrètes pour les Canadiens en occupant le poste).
• Il est possible de choisir parmi les compétences professionnelles répertoriées en fonction de la classification des emplois. Une liste des compétences transférables est aussi disponible pour toutes les classifications. Ces listes permettent d’assurer l’uniformité des descriptions et des traductions entre les différents postes (ouvrant la voie à des bassins de talents intersectoriels pour ceux qui répondent aux exigences). Il est également plus facile pour les candidats de présenter une demande en leur permettant de réutiliser des données provenant de demandes antérieures qui comportaient les mêmes compétences.
• Les compétences sont regroupées en catégories logiques pour faciliter la navigation.
• Les gestionnaires peuvent ajouter une description personnalisée à chaque compétence s’ils ressentent le besoin d’ajouter d’autres renseignements ou ils peuvent utiliser cet espace pour faire connaître aux candidats le contexte précis dans lequel une compétence est utilisée au sein de leur équipe.
• Les gestionnaires peuvent également demander l’ajout de nouvelles compétences si aucune de celles fournies ne répond à leurs besoins. (Cette information est recueillie au moyen de l’outil, vérifiée par les RH et ajoutée à la base de données principale des compétences.)
• Selon les réponses fournies par le gestionnaire dans les sections portant sur l’environnement de travail et sur la culture d’équipe, des compétences sont suggérées au gestionnaire. (Par exemple, la résilience est souvent suggérée lorsque le gestionnaire indique que le rythme de cet environnement de travail est rapide ou que le stress y est relativement élevé; la collaboration est recommandée lorsque les gestionnaires indiquent que leur équipe travaille régulièrement avec d’autres équipes.)
• Lorsque le gestionnaire sélectionne une compétence, sa description s’affiche et le niveau de compétence requis doit être entré.
• Il est fortement recommandé (par divers encouragements) de maintenir un nombre optimal de compétences dans une offre d’emploi. (Voir la section sur le nombre optimal de critères de sélection dans ce rapport.)

Composantes générales

• Il s’agit d’un processus étape par étape conçu pour aider les gestionnaires à rester concentrés, comportant de nombreux « moments de réussite » intégrés afin d’encourager les gestionnaires à voir leurs progrès et à terminer la tâche à accomplir.
• Les progrès sont présentés aux gestionnaires après chaque étape, ce qui leur donne également l’occasion d’avoir un aperçu de l’offre d’emploi lorsqu’elle sera publiée et vue par les candidats.

• Une fois rédigées, les gestionnaires peuvent transmettre les offres d’emploi à leurs conseillers en RH aux fins de commentaires et d’approbation.