Tout processus d’embauche a en son cœur les candidats. L’outil de suivi des candidats a été conçu pour présenter la liste des candidats aux gestionnaires de façon à ce qu’il soit plus facile pour eux de l’examiner et de rester organisés tout au long des étapes d’évaluation du processus de dotation.
Les gestionnaires responsables de l’embauche du gouvernement du Canada sont tenus d’examiner les candidatures dans un certain ordre, qui peut varier selon le ministère ou l’organisme du gestionnaire. Par exemple, les citoyens canadiens doivent être considérés avant les citoyens qui ne sont pas Canadiens. Dans certains ministères, les candidats qui ont le statut d’ancien combattant et ceux qui ont un statut prioritaire doivent être considérés en premier, alors que dans d’autres ministères, cela s’applique aux employés internes. L’outil de suivi des candidats organise et regroupe les candidatures selon l’ordre d’évaluation exigé par le ministère. Si un gestionnaire change de ministère, le système de suivi des candidats modifie l’ordre dans lequel les candidats seront examinés. Cela aide les gestionnaires à trier les candidats efficacement et à respecter les politiques sans qu’ils aient à réfléchir aux exigences. Les candidats sont simplement présentés dans l’ordre selon lequel les gestionnaires doivent les considérer.
L’outil permet de faire le suivi des candidatures qui n’ont pas été examinées et de les réorganiser à mesure que les gestionnaires les examinent et décident si le candidat a les qualités requises pour passer à la prochaine étape de l’évaluation. Les candidats dont la candidature est retenue demeurent en tête de liste sous la catégorie « Toujours en considération », tandis que ceux dont la candidature est rejetée sont relégués au bas de la liste. Ce tri automatique aide les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines (RH) à faire le suivi de leur processus d’évaluation et à coordonner les communications avec les candidats.
La fonction de tri permet également aux gestionnaires d’attribuer à une décision à l’égard d’une candidature la mention « J’y pense toujours », ce qui leur permet de ne pas perdre de temps en raison d’une indécision. Ils peuvent simplement marquer ces dossiers pour examen ultérieur et passer à d’autres dossiers pour lesquels il est plus facile de déterminer si le candidat devrait passer à la prochaine étape ou être éliminé. Il s’agit d’une intervention comportementale visant à prévenir la paralysie de la décision, qui peut mener à la procrastination et allonger les délais de dotation.
L’outil de suivi des candidats est accessible aux gestionnaires depuis le début de 2019 et aux conseillers en RH depuis le début de 2020 (au moment du lancement de leur portail respectif sur la plateforme). L’outil comporte des limites quant aux évaluations détaillées de chaque candidat (délibérément conçu ainsi) afin de respecter les exigences des politiques liées à l’absence d’un environnement de serveur Protégé B. Ces limites pourront être supprimées et remplacées par de nouvelles fonctions dès qu’un environnement de serveur Protégé B deviendra disponible.
Une nouvelle conception mise à niveau a été développée pour combiner l’outil de suivi des candidats et le compte rendu des décisions (voir la section 4.14, Un outil pour le compte rendu des décisions pour plus de détails). Cette conception mise à niveau n’a pas encore été lancée.
Les gestionnaires ont indiqué que l’outil leur a grandement facilité le suivi et l’examen des candidatures. Ils ont trouvé que le tri automatique était pratique, et que le regroupement des candidatures les avait, dans certains cas, aidés à regrouper des candidatures et à accorder la priorité aux candidatures à examiner. Les gestionnaires ont également aimé avoir la possibilité de lire les noms et les adresses électroniques de tous les candidats sur un tableau de bord.
Les gestionnaires ont aussi suivi les conceptions comportementales entourant l’architecture des choix (pour prévenir la paralysie de la décision et la procrastination) comme prévu, ce qui a permis de réduire la durée du processus de dotation, particulièrement à l’étape de la sélection préliminaire des candidats.
Après l’introduction d’une fonction qui permet aux gestionnaires de présélectionner les candidats en temps réel au fur et à mesure que les candidatures sont reçues, nous avons également observé une réduction des délais de dotation pour les processus qui ont tiré profit de cette fonction (veuillez lire la section Incidence globale sur la réduction de la durée du processus de dotation pour obtenir plus de détails).
Les gestionnaires ont trouvé l’outil de suivi des candidats utile à l’étape initiale du tri des candidatures, et la plupart ont continué de l’utiliser tout au long du processus d’embauche (même lorsque les limites requises sur la plateforme qui ont rendu le suivi de l’évaluation moins fonctionnel étaient prises en compte). D’autres gestionnaires et conseillers en RH ont suivi les candidats à leur façon sur la plateforme pendant qu’ils poursuivaient le processus d’évaluation, signalant la nécessité d’établir un lien entre le suivi des candidats et le dossier d’évaluation pour que les utilisateurs puissent se servir de l’outil du début à la fin du processus. (Ce lien ne pourra être mis en œuvre qu’une fois que la plateforme aura migré avec succès vers un environnement de serveur Protégé B.)
Comme les possibilités d’emploi dans le Nuage de talents étaient habituellement annoncées pendant au moins deux semaines, l’introduction de la présélection en temps réel a permis aux gestionnaires d’examiner les candidatures à leur arrivée, ce qui coïncidait souvent avec l’étape comportementale où les gestionnaires étaient les plus désireux de trier les candidats. Après avoir publié une offre d’emploi, les gestionnaires voulaient connaître les candidats qui présentaient leur candidature. Bien que cette fonction ait été introduite vers la fin du projet pilote, les gestionnaires qui l’ont utilisée ont déclaré qu’ils se sentaient moins débordés et qu’ils étaient plus en mesure de suivre le rythme de la présélection lorsqu’ils traitaient quelques candidatures par jour. Cette diminution du temps consacré au processus chaque jour, combinée à l’enthousiasme de voir qui avait présenté une candidature chaque jour, a généré des résultats positifs, tant sur le plan expérientiel que sur le plan de la réduction de la durée du processus de dotation.
Des recherches indiquent que la prise d’un grand nombre de décisions d’évaluation en même temps peut entraîner une fatigue décisionnelle, une tendance excessive à tirer des conclusions à partir de petits points de données (« tranches fines ») et, en fin de compte, des erreurs de jugement causées par l’épuisement des réserves d’énergie mentale liées à la capacité de prendre des décisions. L’architecture des choix de cet outil est conçue pour promouvoir les pratiques exemplaires en matière de prise de décisions de trois façons : créer des sous-groupes sans puiser dans les réserves d’énergie pour la prise de décisions, réduire la paralysie de la décision et réduire le volume de candidatures à examiner à la fois grâce à la présélection en temps réel. Essentiellement, il a été conçu pour promouvoir non seulement un processus de dotation plus rapide, mais aussi des pratiques exemplaires pour ce qui est de favoriser l’équité dans la prise de décisions, en fonction de la science comportementale actuelle.
